نکات ریز مدیریت زمان و جلوگیری از هدر رفتن وقت

برای کمک به شما در استفاده حداکثری از زمانی که به شما داده شده است، این چند نکته ساده و در عین حال مؤثر در مدیریت زمان را بررسی کنید.

ابتدا، مهم‌ترین کار‌های خود را انجام دهید

این کار همان قورت دادن قورباغه است.

ابتدا هر روز با حل بزرگترین و ترسناک‌ترین کار خود شروع کنید. وقتی این کار را انجام می‌دهید، همه موارد دیگر ساده خواهند بود.

یک سیستم را برای اولویت‌بندی کار‌ها به نام روش ABCDE ترسیم کنید. در این روش، کار‌های A همیشه قبل از کار‌های B و وظایف B قبل از وظایف C قرار می‌گیرند. وظایف D تفویض می‌شوند و وظایف E کاملاً حذف می‌شوند. با التزام به این روش، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که همیشه در ابتدا با مهم‌ترین موارد کنار می‌آیید و از وقت خود تا حد ممکن عاقلانه استفاده می‌کنید.

فهرستی از کار‌های خود تهیه کنید

فهرستی از کار‌ها همیشه یک راه کمکی به افراد است تا بتوانند وظایف خود را سازماندهی کنند. آن‌ها همچنین تجسم فیزیکی وجود وظایف را ایجاد می‌کنند و به شما یادآوری می‌کنند که این کار‌ها باید انجام شود و به شما انگیزه‌ای برای شروع بررسی موارد می‌دهند. برای اینکه منظم بمانید، حتماً از چند لیست استفاده کنید.

تقسیم کن و پادشاهی کن

اگر یک وظیفه خیلی بزرگ برای انجام دادن دارید، سعی کنید آن را به دسته کار‌های کوچک‌تر تقسیم کنید. به نظر می‌رسد این مجموعه از کار‌های کوچک‌تر، کمتر از آنچه وظیفه بزرگ شما به نظر می‌رسد، ترسناک باشد.

سریع کار خود را شروع کنید

هنگامی که کار بزرگ خود را به چند کار کوچک تقسیم کردید، کوچکترین را در دسته انتخاب کنید و آن را بیرون بیندازید. شروع کار اغلب سخت‌ترین قسمت انجام یک کار است. هنگامی که کار خود را شروع کردید، برای ادامه دادن راه و انجام دادن باقی کار مشکلی نخواهید داشت.

کار ناخوشایند را اول انجام دهید

اگر در فهرست وظایف روزانه شما، یک کار بسیار ناخوشایند به نظر می‌رسد، ابتدا آن را انجام دهید و به پایان برسانید. اغلب اوقات، نگرانی در مورد سخت‌ترین کار شما انرژی بیشتری نسبت به انجام آن خواهد گرفت. با این کار، ابتدا ناخوشایندترین کار خود را از سر راه بردارید و از این اتلاف انرژی ذهنی جلوگیری کنید.

ترس یک انگیزه عالی است و اگر وظایف شما مهم است، انجام ندادن آن‌ها مطمئناً، عواقب منفی به همراه خواهد داشت، در حالی که نمی‌خواهید آنقدر روی این پیامد‌ها تمرکز کنید که به آن‌ها اجازه دهید شما را به یک شور و نگرانی برسانند، کمی نگرانی می‌تواند برای از بین بردن تعلل مناسب باشد.

آماده ظاهر شوید

وقتی وظیفه‌ای را تعیین می‌کنید، اطمینان حاصل کنید که برای انجام آن کاملاً آماده هستید. با آمادگی ظاهر شدن نه تنها شما را از جستجو برای انجام دادن کار‌ها به جلو و عقب باز می‌دارد، بلکه آماده بودن به خودی خود انگیزه بزرگی است.

برای آرامش وقت بگذارید

کمی آرامش برای حفظ یک ذهنیت مثبت و حفظ انگیزه بسیار مهم است. اگر به طور مداوم و بدون وقت گذاشتن برای استراحت و جمع‌آوری افکار خود کار کنید، به سرعت می‌سوزید و هر قدر تلاش کنید، نمی‌توانید به طور مؤثر وظایف خود را انجام دهید. توصیه بسیاری از روانپزشکان برای اوقات فراغت افراد مدیتیشن است، اما هر کاری را که بیشترین طراوت و آرامش را پیدا می‌کنید، انجام دهید.

یک حس اضطرار را مشخص کنید

کار سخت کافی نیست - شما باید سریع کار کنید. سریع کار کردن بهترین راه برای بیشترین استفاده از وقت و انجام هرچه بیشتر کار‌ها در زمان است. سرعتی را پیدا کنید که کیفیت کار شما هنوز در آن بالا باشد و احساس فوریت لازم برای حفظ این سرعت را در خود ایجاد کنید.

به خودتان جایزه دهید

هر بار که یک کار (یا بخش قابل توجهی از یک کار) را انجام می‌دهید، به خودتان پاداش دهید. لازم نیست آن جایزه یک چیز بزرگ باشد. شما می‌توانید بیرون بروید، دراز بکشید، یک کلوچه بخورید، تلفن خود را چک کنید یا هر فعالیت کوتاه و در عین حال، دلپذیری را که از آن لذت می‌برید، برای شادی خود انجام دهید. تا زمانی که جوایز شما از شما زیاد زمان نگیرند، می‌توانند روشی قدرتمند برای ایجاد انگیزه برای شروع بررسی موارد خارج از لیست کار‌های شما باشند.

هوشمندانه کار کنید، نه سخت!

قبل از اینکه ابتدا وارد یک کار شوید، یک قدم به عقب برگردید و بهترین راه را برای انجام آن تجزیه و تحلیل کنید. اغلب اوقات، چند دقیقه آماده‌سازی از قبل منجر به صرفه‌جویی در ساعت‌ها کار ناکارآمد شما می‌شود.

تقسیم وظایف

بهترین رهبران می‌دانند چگونه وظایف را به درستی تقسیم کنند. اگر کاری وجود دارد که می‌توانید آن را به فردی دیگر بسپارید، این کار را انجام دهید. با این روش، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که تلاش‌های شما همیشه معطوف به وظایفی است که انجام آن‌ها برای شما مهم است.

موارد غیرضروری را کامل حذف کنید

بعضی از کار‌ها واقعاً در فهرست کار‌های شما نیستند. اگر انجام آن‌ها واقعاً مهم نیست و شما برای مدت زمانی تحت فشار قرار گرفته‌اید، آن‌ها را کنار بگذارید و نگران آن‌ها نباشید. آن‌ها فقط شما را از سایر کار‌های اساسی‌تان منحرف می‌کنند.

در را قفل کنید

حواس‌پرتی سوخت تأخیر است. گاهی اوقات، تنها راه شکستِ کاملِ تعلل، این است که خود را در یک اتاق حبس کنید و از همه حواس‌پرتی‌ها جلوگیری کنید. تلفن خود را در اتاق دیگری قرار دهید، پرده‌ها را بکشید و تا انتها به کار خود بپردازید.

افراد موفق از تک تک لحظات خود استفاده می‌کنند

زمان باارزش‌ترین منبع هر فرد است و نحوه صرف آن تعیین می‌کند که چه اندازه‌ای می‌توانید در زندگی به دست آورید. برای اینکه وقت خود را به طور موثر بگذرانید، باید مهارت‌های مدیریت زمان مناسب را برای شخصیت و مسئولیت‌های خود بیاموزید.

مقادیر مناسب تمرکز، اولویت‌بندی، آماده‌سازی، تفویض اختیار، آرامش و استراتژی برای حفظ رویکرد متعادل به سبک زندگی مولد ضروری است. نکاتی در مورد مدیریت زمان از جمله با ارزش‌ترین اعمال زندگی است که می‌توان مورد استفاده قرار داد.